ما يجب عليك معرفته لحمايتك من بريدك الإلكتروني

ما يجب عليك معرفته لحمايتك من بريدك الإلكتروني

5 فبراير , 2022

ترجم بواسطة:

حنين النمري

دقق بواسطة:

رحاب الدوسري

هل يستحوذ بريدك الإلكتروني على حياتك العملية؟ هل يُعيقك من إنجاز أي عمل “حقيقي” بسبب انشغالك بالرد على الرسائل؟ هل تشعر بالتوتر والتشتت والارتباك عندما ترى تنبيه الرسائل الجديدة منبثقة من صندوق بريدك الإلكتروني؟ أنت لست وحدك،  يتلقى العامل في وظيفة مكتبية بالمتوسط 100 رسالة في اليوم.

 بريدك الإلكتروني كمصدر إلهاء

وجد الباحثون أنه عندما تتم مقاطعة الأشخاص أثناء مهمةٍ ما، عن طريق التحقق من البريد الإلكتروني على سبيل المثال، فإنهم يميلون لاحقًا إلى تعويض الوقت الضائع من خلال العمل بشكل أسرع،  لكن عاقبة هذا تكون العمل تحت مستويات أعلى من التوتر والإحباط، فكلما زادت استجابتنا للمحفزات الخارجية، مثل البريد الإلكتروني، كانت عقولنا تدور في حلقة لا تنتهي من التحفيز والاستجابة. نحن نهيئ أنفسنا للاستجابة بشكل فوري، وكما يبدو أنه في القريب العاجل سيكون من المستحيل القيام بما خططنا له لأننا نتفاعل باستمرار مع المحفزات الخارجية، بدلاً من الاهتمام بما هو أمامنا.

ربما يكون الجواب ببساطة هو تجاهل المحفز الخارجي، وفي هذه الحالة تجاهل إشعار البريد الإلكتروني، ربما إذا فعلنا ذلك فيمكننا متابعة أعمالنا بهدوء وتجنب المشتتات.

 وجدت دراسة نُشرت في Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance، أن تلقي إشعار عبر الهاتف المحمول حتى  بدون الرد عليه كان مُشتتًا، مثل: الرد على رسالة أو مكالمة.

ربما يكون البريد الإلكتروني هو الأساس لجميع المنتجات التي تصنع العادات،  وذلك لأنه يوفر مكافأة متغيرة، وكما اكتشف عالم النفس سكينر، فإن الحمام ينقر على الرافعات في كثير من الأحيان عندما يُمنح مكافأة وفقًا لجدول زمني متغير من التعزيز، وبالمثل، فإن عدم اليقين في البريد الإلكتروني يجعلنا نتفقد وننقر.

 يوفر كل عدم اليقين هذا جذبًا قويًا لمعرفة ما قد نجده عندما نفتح صندوق البريد الإلكتروني المرة القادمة.

تقليل اتصالات البريد الإلكتروني الخاص بك

ما الحل؟ فيما يلي طريقة للحصول على بعض الراحة من استلام الرسائل البريدية، كما هو الحال مع العديد من الأشياء في الحياة التي تستغرق وقتًا واهتمامًا أكثر مما نرغب. يمكننا التحكم في صندوق بريدنا الإلكتروني بالكامل، من خلال تقنيات تمكننا من ذلك كجزء من روتين عملنا لتقليل إدماننا غير الصحي لرسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة.

من أجل تقليل إجمالي الوقت الذي نقضيه على رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، نحتاج إلى تقليل العدد الإجمالي للرسائل المستلمة، لتلقي رسائل بريد إلكتروني أقل، يجب أن نرسل عددًا أقل من رسائل البريد الإلكتروني.

معظم رسائل البريد الإلكتروني التي نرسلها ونستقبلها ليست عاجلة،  ومع ذلك، فإن ضعف دماغنا مقابل المكافآت المتغيرة يجعلنا نتعامل مع كل رسالة في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا كما لو كانت مستعجلة ومهمة، يدفعنا هذا الاتجاه إلى التحقق باستمرار، وإرجاع الردود، وإلغاء أي طلبات تتبادر إلى الذهن على الفور، وهذه كلها أخطاء.

ستندهش من عدد الأشياء التي تصبح غير ذات صلة، عندما نمنحها القليل من الوقت للتنفس، من خلال إعطاء الطرف الآخر وقت للإنتظار، بذلك نمنحهم الفرصة للتوصل إلى إجابة لأنفسهم أو كما هو الحال غالبًا، تختفي المشكلة تحت وطأة بعض الأولويات الأخرى.

إدارة صندوق البريد الإلكتروني: اختر الجودة على الكمية

في حالتي، أتلقى العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا المتعلقة بمناقشة شيء يتعلق بكتبي، أحب التحدث مع قرائي، لكن إذا قمت بالرد على كل بريد إلكتروني فلن يكون لدي وقت لأي شيء آخر، بدلاً من ذلك لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلها وأستقبلها، أحدد “ساعات العمل” يمكن للقراء حجز فترة زمنية مدتها خمس عشرة دقيقة معي على موقع الويب الخاص بي.

تساعد جدولة ساعات العمل في تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة،  تفيد هذه العادة أي شخص يكافح مع صندوق بريد إلكتروني فائض،  أنت تخصص وقتًا الآن للشخص الذي أمامك بحيث يكون لديك عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني التي ترتد في وقت لاحق،  بينما لا يمكن أن ينتظر كل سؤال عبر البريد الإلكتروني ساعة عمل أسبوعية، فإن عددًا كبيرًا من الرسائل ليست ملحة كما نعتقد ويتم التعامل معها بشكل أفضل وجهًا لوجه.

قد تراودك فكرة أن ساعات العمل مفيدة ولكن رسائل البريد الإلكتروني أكثر أهمية. من المحتمل أن تكون أقل أهمية بكثير مما تعتقد.

كتب الباحثون في Harvard Business Review، “نحن نتوقع وعلى وجه التقدير أن 25 % من هذا الوقت يُستهلك في قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي لم يكن ينبغي إرسالها … و25% يتم إنفاقها في الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي لم يجب الرد عليها مطلقًا في الأساس”. بعبارة أخرى، يكون نصف الوقت الذي نقضيه على البريد الإلكتروني تقريبًا مثمرًا -بتهكم- مثل حساب الشقوق في السقف .

بالطبع، يمكن أن يظل البريد الإلكتروني أداة مفيدة، ولكن هناك العديد من المواقف التي يكون فيها ضرر البريد الإلكتروني أكثر من نفعه، وفي حالة الأمور المعقدة التي تكون فيها النغمة والفروق الدقيقة مهمة، يمكن أن تؤدي جدولة ساعات العمل العادية إلى اتصال أفضل ورسائل بريد إلكتروني أقل.

لذلك في المرة القادمة التي تتلقى فيها استفسار غير عاجل عبر البريد الإلكتروني، حاول الرد بشيء مثل، “لقد قضيت بعض الوقت يومي الثلاثاء والخميس من الساعة 4:00 مساءً. حتى 5:00 مساءً إذا كان هذا لا يزال مصدر قلق، يرجى المرور بي أو جدولة اجتماع لمناقشة هذا الأمر بشكل أكبر”. يمكنك أيضًا إعداد أداة جدولة عبر الإنترنت للسماح للأشخاص بالحجز في فترة زمنية محددة.

إذا كنت لا تزال متشككًا،  فجرّب أسلوب ساعات العمل هذا لمدة أسبوع أو أسبوعين لمعرفة ما إذا كان يساعد في التخفيف من بعض رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها وتتلقاها.

من خلال تخصيص وقت مسبق في يومك للناس لمناقشة القضايا المهمة التي من شأنها أن تخنق صندوق بريدك الإلكتروني ستتمكن من إرسال البريد الإلكتروني في وقتٍ أقل، والاستمتاع بوقت أكثر خالٍ من المشتتات.


المصدر: https://www.psychologytoday.com

ترجمة: حنين النمري

تويتر: @7aneen92

مراجعة وتدقيق: رحاب الدوسري

تويتر: lectoror


اترك تعليقاً

القائمة البريدية

اشترك في قائمتنا البريدية ليصلك جديد مقالاتنا العلمية وكل ماهو حصري على مجموعة نون العلمية

error: Content is protected !!