إرشادات للعمل عن بُعد

خلال الأسابيع الماضية, اضطر الكثير منا للعمل عن بعد (من خلال منازلنا) وذلك للحد من انتشار فايروس كورونا ( كوفيد ١٩). لذلك اقترحنا لكم في هذا المقال بعض الخطوات التي تستطيعون إتباعها لتضمنوا أن عملكم مازال متقن ولم يحيد عن الوتيرة التي اعتدتم العمل عليها.

أولاً: خصّص مكان للعمل.

تأكد أن مكان العمل الذي ستتخذه مُعدّ بالكامل.هل المنطقة مجهزة بشكل ملائم؟ هل تمنحك الخصوصية التامة وتضمن لك الظهور بشكل إحترافي؟ بعد ذلك يمكنك المضي قُدماً في إضافة بعض التعديلات على محيط عملك ولكن حري بك أن تعجل في إعداد المكان.

ثانياً: لا داعي للقلق من إجراءك لإجتماع مرئي.

إن من أفضل سمات العمل عن بعد هو  سهولة إجراء إجتماعات ومؤتمرات مرئية ( والتي بدورها تمكّن جميع الأعضاء من رؤية بعضهم البعض وإجراء النقاشات). ولضمان الجودة، فكر في الإجراءات التي تحتاجها. هل هناك حاجة ماسة لجعل الاجتماع مرئياَ؟ هل تحتاج إلى تقسيم الأعضاء إلى مجموعات صغيرة؟ وماذا عن الأمان! ( لأن التواصل عن طريق الإنترنت يحتاج إلى درجة عالية من الحماية للمعلومات وغيرها).

 ثالثاً: قم بتجهيز معداتك قبل الاجتماع وتأكد من وضع الكاميرا في الزاوية والمستوى المناسبين لها.

 وجّه نظرك للكاميرا قدر المستطاع. نعلم أن هذا قد يتطلب منك ممارسة أكثر ولكنه يجعلك تبدو أكثر تفاعلاً. قم أيضاً بالتأكد من خلو المكان الظاهر للأعضاء على الكاميرا من أي شيء لا فائدة له, وكخطوة أخيرة تأكد من مظهرك الشخصي قبل البدء.

رابعاً: تعلم إدارة الاجتماعات عن بعد

إذا كنت تدير اجتماعاً إفتراضياً, فتأكد أولاً من مشاركتك لجدول الأعمال,  ثانياً: أن تكون على دراية بالمخرجات المرجوة من الاجتماع المُقام, وتأكد أخيراً من إدخالك لجميع الأعضاء المعنيين للاجتماع. ومن المهم أيضاً أن تفتح غرفة الاجتماع الإفتراضي مبكراً وإتاحة الدقائق الأولى للمناقشات. وإذا لزم الأمر, ذكر الأعضاء بدورهم في الاجتماع وأنه من المفترض عليهم المشاركة (بإدلاء آرائهم ومناقشاتهم). يُفضل استخدام الدردشة/المحادثة الكتابية للمداخلات الجانبية, لوجود أشخاص لا يفضلون في معظم الأحيان التحدث المباشر(المرئي).

خامساً: التنقل عبر وسائل الإتصالات الشبكية ( عبر الإنترنت ).

من المرجح أنك تستخدم الرسائل والمحادثات الفورية عندما تتواصل مع زملائك. ولكن قد يكون من الصعب معرفة نبرة الشخص ( عند قراءته للرسالة ) من خلال وسائل الإتصال الإلكترونية. فعلى سبيل المثال, قد يُخيل إلى مستلم الرسالة أن النص الذي ورده للتو مستعجلاً ويتطلب رداً في الحال في حين أنه من الممكن ألا تكون هذه هي نية المرسل. أما إذا كنت غير متيقن من الرسالة وما تحمله من معاني فيمكنك بكل بساطة الإتصال على المُرسِل. لأن الأشخاص بطبيعة أحوالهم يتوقون إلى الرد على الإتصال الهاتفي, ومن المحتمل أن الإتصال الذي يردك من رقم مجهول هو في الحقيقة إتصالاً من زميل لك أو عميلٍ ما.

إن المحادثات الفورية لها حدّان, فإما أن تربط أعضاء الفريق ببعضهم البعض وإما أن تكون مصدر إعاقة لعملية سير الاجتماع. لذلك فأنت كقائد للاجتماع مُخوّل بوضع سياسات لإستخدام هذه الطريقة(المحادثة الفورية) على الوجه الصحيح ومن ثَمّ التأكد من اتباع الأعضاء لها. أما إذا رغبت, فيمكنك إنشاء قنوات منفصلة للمحادثات الشخصية لكون هذه الخطوة  قد تعزز من روح الفريق, ولكن امنع أو قم بحذف الرسائل المسيئة.

سادساً: ضع حدوداً.

في حين أن معظم الإتصالات قد تكون خلال ساعات العمل المحددة, حاول أن تكون مرناً من خلال مراعاتك لزملائك الذين لديهم أولويات مختلفة. غالباً ما يختلط العمل ( وعلى وجه التحديد العمل عن بعد ) مع الحياة الشخصية بمستويات غير مسبوقة, ففي السابعة مساءًا قد تكون هناك ضرورة ماسة لإجراء محادثةٍ ما في (نطاق عملك). ولكن في نفس الوقت أنت غير مضطر للعمل طوال الوقت لمجرد أن عملك في متناول يدك, فيمكنك بكل بساطة تجاهل كل رسائل العمل غير العاجلة حتى اليوم التالي.

إن ما يُشكل الأهمية القصوى  في هذه الأوقات هو أن تقوم بإعادة النظر في توقعاتك التي سبق واتخذتها. افترض أن كل شخص منهم يبذل قصارى جهده ليكون فرداً منتجاً لكلٍ من الموارد والمسؤوليات الموجودة حالياً تحت تصرفه.

ترجمة: سارة خالد العلوي

تويتر:@sara_al_alawi

مراجعة: خضراء العطار

تويتر: khadraAlattar@

المصدر: https://cen.acs.org

شارك هذه المقالة!

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *